Rekisteriseloste/tietosuojaseloste 3/2022

(Henkilötietolain (523/99) 10 §:n / EU GDPR 25.5.2018 alkaen mukainen
rekisteriseloste/tietosuojaseloste)

  1. Rekisterinpitäjä
    Seclan Oy / www.seclan.com / Sumeliuksenkatu 18B, 33100 Tampere
  2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
    Tommi Kaipila / tommi.kaipila@seclan.com
  3. Rekisterin nimi / käyttötarkoitus
    Seclan Oy asiakasrekisteri / asiakkuuksien hoidon kannalta välttämätöntä tietoa.
    Seclan Oy työntekijärekisteri / työsuhteen ylläpidon kannalta välttämätöntä tietoa.
  4. Rekisterin käyttötarkoitus
    Asiakastietoja – sisältää mahdollisesti yhteyshenkilöiden henkilötietoja – käytetään
    Seclan Oy:n palvelujen tuottamiseen ja työtehtävien hoitamiseen kuten asiakkaan
    yksilöintiin ja tunnistamiseen palvelu- tai myyntitapahtumassa.
    Asiakasrekisteriä käytetään myös lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten
    ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen.
    Henkilötietoja käytetään myös henkilötietolain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa
    asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin, tilastointiin
    sekä tietopalveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen.
    Henkilötiedot henkilötunnuksineen kerätään Seclan Oy:n työntekijöiltä ja tässä
    yhteydessä tietoja käytetään työsuhteen ylläpitoon ja palkanmaksuun.
    Asiakkaalla on oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin
    ilmoittamalla siitä Seclan Oy:lle.
  5. Rekisterin sisältämät tiedot asiakkaista
    • Yrityksen Nimi
    • Yhteyshenkilön Etu- ja Sukunimet
    • Henkilötunnus (ainoastaan Seclan Oy työntekijärekisterissä)
    • Osoitetiedot
    • Sähköpostiosoite
    • Puhelinnumero
    • Pankkiyhteys (ainoastaan Seclan Oy työntekijärekisterissä)
    • Verotustieto (ainoastaan Seclan Oy työntekijärekisterissä)
    • Suoramarkkinointilupa
    • Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot, sekä asiakassuhteen hoitoon ja/tai
    markkinointiin liittyvät tiedot kuten esimerkiksi yhteyden, palvelun, palvelimen tai
    henkilökohtaisen tietokoneen tarkempi yksilöinti
    Kaikkia edellä mainittuja tietoja ei välttämättä kerätä rekisterimerkinnän tuottaneen
    asiakassuhteen syntytavan johdosta, ja ei siksi tule löytymään kaikkien asiakkaiden
    tiedoista. Asiakas antaa suostumuksensa näiden tietojen tallettamiseen asiakkuuden
    syntyessä työpyynnön tai muun asiakassuhteen muodostumisen yhteydessä.
    Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväkseen hänestä talletetut tiedot, korjata näiden
    tietojen oikeellisuus sekä tulla pyydettäessä poistetuksi rekisteristä, mikäli
    asiakassuhdetta eikä laskutusperusteita enää ole.
    Edellä mainittuja tietoja tullaan tarvittavilta osin taltioimaan myös aiemmin
    mainittuihin Seclan Oy:n käytössä oleviin tietojärjestelmiin. Tietojärjestelmien
    tietosuojan tarjoaa tiedon käsittelijänä toimiva palveluntuottaja – niissä tapauksissa,
    kun se on muu kuin Seclan Oy itse. Mitään edellä mainittujen kohtien mukaisia henkilötietoja ei sijoiteta euroopan ulkopuolisiin tietovarastoihin.
  6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
    Henkilötietoja kerätään:
    • Rekisteröidyltä itseltään
    • Väestörekisteristä
    • Viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa esimerkiksi
    työntekijän veroprosentti
    Lisäksi rekisteriin kerätään muita kuin henkilötietoja palvelu- tai tuotetilauksien sekä
    ongelmanratkaisuiden yhteydessä seurattavuuden, dokumentoinnin ja mahdollisen
    laskutusperusteen syntymisen määrittämiseksi.
  7. Tietojen luovutus
    Seclan Oy voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja
    velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman sitovia
    sopimuksia tiedon käsittelystä ja salassapidosta.
    Seclan Oy:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on
    vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin.
  8. Rekisterin suojaus
    Henkilörekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja
    henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että sekä manuaalisesti tallennettuihin, että
    tietojenkäsittelyjärjestelmiin tallennettuihin henkilörekisterin sisältämiin tietoihin
    pääsevät ja niitä käyttävät vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus.
    Rekisterinpitäjä on järjestänyt toimitiloihinsa kulunvalvonnan.
    Tietojenkäsittelyjärjestelmät on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston
    avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä
    määriteltyjen käyttäjätunnusten ja oikean salasanan syöttämistä.
    Toimeksiantosopimuksilla – esimerkiksi sopimukset pilvipalveluiden käytöstä –
    velvoitetaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleviä tahoja
    suojaamaan henkilötietoja vastaavalla tavalla.
  9. Rekisteröidyn kielto-oikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään
    koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä
    markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä rekisterinpitäjälle
    kirjallisesti.
  10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus, tietojen korjaaminen ja tietojen säilytysaika
    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut, itseään koskevat
    tiedot.
    Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden
    käsittely ei ole enää tarpeen, mutta viimeistään lain edellyttämän määräajan
    päätyttyä.
    Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn
    tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen
    henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
    Rekisteröidyn kielto- ja tarkastusoikeuden toteuttamiseksi sekä tiedon korjaamiseksi
    rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.